Facilitis

Ingénierie

Facilitis

Nos missions

Etat des lieux

Facilitis vous aide à prendre du recul par rapport à votre exploitation tant au niveau technique qu’au niveau économique. Facilitis vous propose également un benchmark et un audit pour compléter la mission et situer vos coûts par rapport au marché. 

Utilité de la mission : un état des lieux vous permet d’avoir une vision globale sur l’état technique de vos bâtiments, sur l’exécution de vos prestations de maintenance, sur votre exploitation et vos bonnes pratiques.

Etapes de la mission : analyse des documents clients, état des lieux technique et économique, audit et benchmark, identification des écarts et mise en place d’un plan d’action. 

Analyse des risques

Facilitis saura identifier pour vous tous les risques liés aux mauvaises pratiques. Nos pratiques d’analyse de risques sur des patrimoines différents et sur des typologies de sites très hétérogènes est gage d’appréhension d’une multitude de risques potentiels. 

Utilité de la mission : cette analyse permet dévaluer les risques techniques, organisationnels ou opérationnels pouvant impacter vos responsabilités d’employeurs. La cartographie des risques dans une échelle de valeur vous donne la mesure des progrès à envisager.

Les étapes : cibler les difficultés techniques ou organisationnelles, connaitre les attentes des exploitants, apporter du conseil sur site, fédérer les bonnes pratiques. 

Rapport analyse des offres

Notre vision globale du marché nous permet de vous aider à choisir l’offre la plus adaptée à vos besoins, que ce soit au niveau technique ou financier. On identifie pour vous les risques potentiels liés à la recevabilité technique des offres et au déploiement des moyens nécessaires. 

Utilité de la mission : cette analyse lucide éclaire vos décisions et arbitrages d’attribution de marché, en détaillant pour vous les écarts d’appréciation ou d’interprétation des marchés. La cartographie des réponses sur un référentiel partagé vous prépare à une relation efficace. 

Les étapes : mise en place des critères de jugement des offres, réception des offres, ouverture des offres à la date prévue, examen des candidatures, analyse de la recevabilité des offres, jugement des offres, appréciation et choix final. 

Accompagnement à la certification

Facilitis accompagne la mise en place des référentiels, en prenant soin de comparer et d’analyser les étapes de changement tant pour vos équipes impactées que pour vos prestataires en charge des opérations. 

Utilité de la mission : en mettant en place les certifications qualités ou environnementales, vous vous positionnez sur un standard inter comparable et disposez des labels valorisant votre image. 

Les étapes : un état des lieux global, une analyse complète de conformité, la mise en place de recommandation et de plan d’action. 

Formation aux métiers de l'immobilier tertiaire

Facilitis de par son rôle de centre de formation agrée dans les métiers des services immobiliers, a su développer tout au long de son parcours de véritables méthodologies de formation ludiques et pertinentes. Elle sait s’entourer des meilleurs formateurs, reconnus experts du marché sur ces métiers qui vous accompagne tout au long du processus de formation. 

Utilité de la mission : sensibiliser vos collaborateurs aux nouvelles fonctions attendues dans les métiers des services immobiliers. La formation peut être généraliste et toucher un ensemble de sujets étendus ou être plus précise sur un thème à développer. Disposer d’une vision de l’ensemble des métiers souvent organisés en silot et mieux appréhender les métiers des services immobiliers. Interagir avec efficacité auprès de vos prestataires et déceler par avance les problématiques potentielles et savoir les traiter avec pertinence. 

Conception et structuration de contrat

Facilitis vous aide à la conception et la structuration d’un contrat adapté à vos contraintes juridiques.  Diffuser les bonnes pratiques et souligner certains écueils à éviter, afin d’amener les parties à s’engager dans une relation contractuelle équilibrée et durable.

Utilité de la mission : la conception et la structuration de contrat vous permet de disposer du bagage juridique protégeant vos intérêts de maître d’ouvrage ou d’utilisateur, en veillant à l’équité et en limitant le risque de jurisprudence. Cette mission vous permet ainsi de concevoir un contrat lisible de tous et facilement appréhendable. 

Les étapes : mettre en place des réunions pour identifier les besoins, définir l’objet, les parties et le but, synthétiser les prestations et les contrats existants sous forme de fiches, rédiger le contrat, valider ses termes par le client, mise en place et prise d’effet du contrat.

Accompagnement au choix de prestataires

Fort de son expérience du marché, Facilitis compare toutes les offres des prestataires et vous aide à choisir l’offre la mieux adaptée à vos besoins avec le meilleur rapport qualité prix. 

Utilité de la mission : tant en phase de candidature que de réponse d’appel d’offre, l’aide au choix d’un candidat repose sur une analyse des réponses, des moyens proposés et des engagements pris en arguments avancés. 

Les étapes : rencontre avec le prestataire, visite du site, vérifier la bonne santé financière des prestataires, analyser les prix et les moyens des offres reçues, comparer les prix des prestataires avec les prix marché, recommander le prestataire avec le meilleur rapport qualité prix. 

Assistance au démarrage

La phase e démarrage permet de garantir la conformité des engagements pris devant vos attentes exprimées et le déploiement des bonnes pratiques. Facilitis intervient sur des projets d’ externalisation en assistance au démarrage comme maitre d’oeuvre de la phase ou comme tiers arbitre. Nous sommes intervenus su de nombreux cas de recadrage d’opérations de Facility Management. 

Utilité de la mission : l’assistance au démarrage est un gage de sécurité pour le client dans la phase critique de transfert de responsabilité entre les exploitants. 

Les étapes : préparation et animation de la réunion de lancement en veillant à la place que les équipes doivent prendre, analyse et validation du planning de démarrage, animation des réunions d’avancement, alerte client en cas de dérive ou difficulté, collecte et analyse des livrables, recommandations auprès de l’équipe cliente, accompagnement des correspondants dans la prise en main du contrat.  

Diagnostics, préconisations et plans d'action en SI

Facilitis vous aide dans l’architecture globale de vos systèmes d’information et dans le choix de la technologie pour l’interopérabilité. Nous disposons d’un panorama complet des solutions du marché. Nous vous aidons à voir clair dans vos questionnements  sur l’intégration ou l’externalisation de vos outils et la sauvegarde de vos données. Nous vous aidons à construire votre référentiel intégré. 

Utilité de la mission : penser les systèmes d’information comme des outils d’aide à la décision et orienter leur déploiement en conséquence, pour faciliter l’usage et leur perfectionnement. 

Les étapes : aide à la définition du système d’information cible (objectifs, étapes et moyens), méthodologie et procédures de transition, pilotage des prestataires impliqués, conduite du changement. 

Audit et contrôle ponctuel à la prestation

Facilitis apporte un regard juste et équitable des objectifs à atteindre sur la base des pratiques marchés et du bon fonctionnement technique ou économique des prestations. Facilitis oriente les analyses sur des recommandations réalistes pour une progression pas à pas dans l’exécution des prestations. 

Utilité de la mission : réaliser des contrôles ou audits sur des prestations permet de garantir à l’entreprise cliente la bonne atteinte des objectifs cibles et le bon respect du contrat. Il fait ressortir les écarts et permet de les corriger. 

Les étapes : une analyse complète de tous les documents transmis par le client, un listing de toutes les prestations et leurs niveaux de services, un chiffrage de toutes les prestations, une identification des écarts constatés et une liste de recommandation adaptée à chaque écart. 

Facilitis

Nos outils

Audit

Le rôle 

Il vous permet de vérifier la fiabilité de vos process, l’efficacité des données de suivi et des dispositifs de contrôle des anomalies. En évaluant vos capacités, vous vous concentrez sur vos ponts forts et renforcez les actions pour limiter vos points faibles. Vous développez et améliorez vos compétences et corrigez les écarts et dysfonctionnements. L’audit est un moyen pour vous de garantir l’efficience de vos processus à travers l’analyse de tous ses comportements. 

Notre plus-value

  • Vous guider dans l’analyse des résultats obtenus et l’identification des écarts avec notre logiciel dédié « EVAL FM »
  • Déterminer la conformité des éléments audités et vous aider à trouver des solutions adaptées
  • Vous éclairer sur les conséquences et les risques potentiels en matière de sécurité, de règlementation et de maitrise de vos énergies
  • Déterminer les actions d’amélioration et les travaux, en les priorisant et en estimant leurs budgets

Nos références

  •  Audit sur la maitrise du GRGE (gros travaux) de la programmation à la mise en oeuvre
  • Audit de fonctionnement du processus de facturation
  • Audit sur la conformité réglementaire 
  • Audit sur la gestion des projets SI et le pilotage de leur valeur

Cahier des charges

Le rôle 

Le cahier des charges est un outil de travail pour un pilotage contractuel maitrisé. Il formalise vos besoins et vous aide à organiser la relation avec vos prestataires. Il est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels. 

Notre plus-value 

Notre travail va au-delà de la rédaction du cahier des charges et s’étend à la comparaison de vos besoins à une pratique marché. Nous vous aidons à acquérir l’autonomie nécessaire dans la constitution et l’appropriation de votre cahier des charges et vous orientons vers une structure organisationnelle adaptée. 

Nos références

Prescription multi-technique, multi-service, FM et lot à lot. 

Fiches synthèse contrat

Le rôle 

Cet outil vous permet de connaitre rapidement le contrat dans sa globalité. Son format facilite la lecture et la compréhension des clauses les plus importantes. 

Notre plus-value

Notre regard d’expert dans ce domaine vous apportera un oeil neuf et critique sur le contrat et de le rendre simple et compréhensible. 

Nos références

  • Synthèse de contrat FM, multi-service à périmètre technique variable
  • Déclinaison par site, par région, par prestation
  • Guide de répartition synthétisé, bailleur/preneur pour un contrat FM

Guide métier

Le rôle 

Véritable livre de chevet pour les collaborateurs, il vous permet de développer les compétences et connaissances, d’harmoniser les pratiques et d’améliorer les process. Il constitue votre référentiel métier à suivre, autour duquel vous animez vos fonctions immobilières. 

Notre plus-value

Nous vous permettons d’homogénéiser l’ensemble des pratiques de gestion de différentes typologies de parcs immobiliers. Grâce à nos connaissances du marché, vous serez orientés vers les meilleurs moyens d’améliorer vos process. 

Nos références

  • Guide de gestion patrimoniale PM
  • Gestion d’une foncière d’exploitation
  • Qualité des processus FM

 

Reporting

Le rôle 

Cet outil vous permet d’assurer un contrôle optimal de vos prestations. Véritable tableau de bord et cockpit de pilotage, il vous permet de suivre les tendances de votre activité et d’orienter vos plans d’action. Décliné à différentes fréquences, il vous donne une vision globale et macro de votre activité et cible des écarts sur des points particuliers. 

Notre plus-value

Nous vous apportons une pédagogie, une structure de reporting et un process de suivi de ce reporting adapté à la morphologie des ambitions de vos plans de progrès. Nous vous aidons à mettre en place la mécanique de remontée des indicateurs et à les interpréter. Nous vous guidons dans la communication autour de ces indicateurs. 

Nos références

  • Construction et amélioration de l’outil de reporting services généraux
  • Montage du reporting pour une foncière d’exploitation
  • Construction de rapport anuel. 

Mesure de satisfaction

Le rôle 

Mesurer la satisfaction de vos clients afin d ‘adapter les services. La mesure de satisfaction permet d’orienter les futures prescriptions de manière efficace. 

Notre plus-value

Nous mesurons la satisfaction en temps réel avec des enquêtes en ligne et vous préconisons des solutions innovantes. Nous vous aidons à utiliser ces données à travers des analyses et des comparaisons. Nous décortiquons les données issues de ces enquêtes et les restituons dans des formats valorisants. 

Nos références 

Mesure de satisfaction client interne et externe. 

 

Fiches de prestations

Le rôle 

Véritable livre de chevet pour les collaborateurs, il vous permet de développer les compétences et les connaissances, d’harmoniser les pratiques et d’améliorer les process. Il constitue votre référentiel métier à suivre, autour du quel vous animez vos fonctions immobilières. 

Notre plus-value

A travers cet outil, vous avez un accès direct çà l’information que vous cherchez. Ces fiches vous permettent de trouver rapidement l’information recherchée et de connaitre les besoins de votre entreprise. Structurées par thèmes, elles vous facilitent la lecture. Cet outil peut être très apprécié par vos opérationnels sur le terrain. 

Nos références 

  • Fiches de prestations : propreté, sécurité, accueil, espace vert. 
  • Fiches pour contrat FM : pilotage, maintenance, services, aménagement.
  • Fiches pour contrat spécifique multi-technique et maintenance. 

Benchmark

Le rôle

Il vous permet d’avoir une vision globale du marché. Qu’il s’agisse de prix ou de pratiques, le benchmark vous aide à la mise en cohérence de vos besoins et de l’offre du marché. Vous challengez vos prestataires à travers une comparaison sur la performance financière de vos contrats et adaptez vos niveaux de services aux besoins. 

Notre plus-value

Nous vous apportons une étude comparative du marché avec une connaissance de ses acteurs. Nous mettons à votre disposition notre vision externe , globale et objective, à travers ds ratios de comparaisons issus de nos dernières consultations. 

Nos références

  • Benchmark de comparaison des coûts FM.
  • Benchmark de niveaux de services pour des sites tertiaires. 
  • Etude de coût de pilotage, gestion et administration de bien.
  • Comparaison dimensionnement/coût équipe interne vs équipe externe. 

Outil de dimensionnement

Le rôle 

Il vous assure que la prestation mise en place est bien appréhendée dans sa globalité et qu’elle est en cohérence avec le marché ou de détecter et justifier les écarts. Il peut être présenté avec des valeurs hautes, basses et médianes. Ce guide efficace pour vos prescriptions est mis à jour régulièrement et vous accompagne tout au long de la vie de vos sites. 

Notre plus-value 

Nous construisons des outils avec les clés de dimensionnement utilisés par les prestataires pour leur évaluation de charge et tirées de nos consultations menées chez nos différents clients.

Nos références

Des outils de dimensionnement déployés et validés sur plus de 4 000 000 m2 de patrimoine immobilier (activité FM/PM)

Système d'information

Le rôle 

Il vous permet d’orienter vos décisions d’investissements, de rendre interopérable des outils métiers avec vos dispositifs de gestion pour accroitre la qualité de vos contrôles internes et d’optimiser la pérennité de votre patrimoine. Disponible et bien renseigné, le SI est un outil incontournable de vos fonctions immobilières, pour rendre compte des quantités et qualités des services. 

Notre plus-value

Nous disposons d’une vue panoramique des différentes solutions disponibles sur le marché, de leur mode d’intégration, des difficultés de coexistence entre plusieurs outils. Nous vous guidons dans la mise en oeuvre de l’outil et d son exploitations et nous oeuvrons pour une urbanisation de vos SI. Qu’il s’agisse de solutions de gestion de patrimoine, gestion d’espaces, de contrat, de maintenance … Nous savons, pour vous construire la prescription, encadrer la mise en route et effectuer les recettes finales, pour une parfaite maitrise. 

Nos références

  • Formation sur les portails de service et GMAO
  • Mise en place de la gestion de patrimoine pour un groupe d’assurance mutualiste 
  • Audit et analyse SI pour le patrimoine d’une grande université parisienne
  • Audit des fonctions SI pour un property interne d’une foncière